Добавлена: 2009-10-05
Комментарии: 0 | Просмотров: 31 | Рейтинг статьи: 0
Не заставляйте сотрудников качать мышцы!
Мы живем в информационный век, и информация теперь окружает нас повсюду. Специалисты подсчитали, что каждые полтора года количество информации в мире удваивается. Просто оглядитесь вокруг - теперь у нас есть телевидение, радио, интернет и сотовая связь. Со временем становится все больше телевизионных каналов, радиостанций, появляются новые сайты и программы в интернете, сотовые телефоны постепенно превращаются в карманные компьютеры. И все эти средства несут нам все больше и больше информации.
Современные компании, чем бы они ни занимались, также испытывают на себе влияние возрастающего информационного потока. В Вашу компанию все время поступает информация по телефонам, обычной и электронной почте, через интернет-мессенджеры, от факсовых сообщений просто нет отбоя. Все это – договоры с Вашими клиентами и поставщиками, консультации специалистов, переговоры.
И если я прихожу в достаточно крупную компанию и вижу, что сотрудники используют в качестве записной книжки Outlook или тот же блокнот, или что хуже обклеивают весь монитор записками, то меня посещает чувство, что у этой компании нет будущего.
Информационные системы управления
Чем дольше Вы общаетесь со своим клиентом или поставщиком, тем большим объемом информации Вы уже обменялись. Кроме того, с ростом компании увеличивается количество клиентов и поставщиков. В итоге количество информации нарастает катастрофически. Если все эти данные не систематизировать, начнется просто хаос.
Также не стоит считать, что все Ваши работники трудятся как следует. Зачастую необходимо контролировать качество и сроки их работы. В условиях информационного хаоса это становится достаточно трудной задачей. Подготовка различных отчетов также становится все более сложной и занимает все больше времени.
А что, если у Вас имеются филиалы в других городах и даже странах? Как быстро отдавать им распоряжения? Как контролировать их работу? Как объединить всю информацию, которой Вы обменивались с филиалом, для удобного хранения и поиска в архиве?
Сегодня для многих становится очевидным, что работать по-старому уже нельзя. Из-за неэффективной связи сотрудников внутри компании нарастает бюрократия, снижается производительность работы, растут непроизводственные затраты. Компания перестает быть эффективной, и каждый сотрудник начинает тратить все больше и больше времени на бюрократические операции. В результате каждый клиент начинает обходиться Вам дороже, а каждый рабочий час Вашего сотрудника вносит меньший вклад в общее дело компании.
Найти выход в сложившейся ситуации все-таки можно. В последние несколько лет появились специализированные информационные системы управления – GroupWare. Это - программное обеспечение для организации эффективного взаимодействия сотрудников внутри компании.
Преимущество
Основным преимуществом подобных систем является создание единого информационного пространства внутри компании. Все сотрудники работают через систему и общаются через нее. В результате становится намного проще и быстрее давать указания, а также контролировать их выполнение. Вся информация по клиентам и поставщикам автоматически систематизируется.
Кроме того, подобные системы способны автоматически вести архив и быстро отыскивать требуемую информацию или документ. Создание отчетов также автоматизировано. Это позволяет мгновенно узнавать, каковы производительность сотрудников и качество их работы, как выполняются планы продаж, и так далее.
Использование GroupWare позволяет значительно снизить «бюрократические» проблемы, поднять производительность труда сотрудников и снизить затраты. Это - возможность заставить Вашу компанию работать эффективно и повысить ее конкурентоспособность.
TeamWox GroupWare - Просто и быстро
В 2005 году именно наша компания и начала разработку системы управления компанией или, по-другому, системы групповой работы. Первая система была разработана для нужд нашей собственной компании и не предназначалась для продажи. С ее помощью мы смогли наладить эффективное взаимодействие внутри компании и решить так называемую «проблему роста».
Со временем мы пришли к выводу, что проблема роста свойственна всем компаниям и подобные системы могут быть полезны для них. Так началась разработка новой, коммерческой системы – TeamWox. Она вобрала в себя все наши наработки и опыт в области создания и использования систем групповой работы. Эта система представляет собой простой, удобный, но функциональный инструмент управления современной компанией. Именно эти качества системы вызвали большой интерес у представителей самых разных компаний.
Cистема представляет собой web-сервер, реализованный на базе Microsoft HTTP Server API. Архитектура TeamWox — иерархическая и многоуровневая, ядро системы состоит из нескольких базовых компонентов. Один из них — собственное хранилище данных, в роли СУБД выступает Firebird. Еще одним важным компонентом является управление серверными и клиентскими сертификатами SSL, которое позволяет просто и удобно выстроить политику безопасности. Этому аспекту мы уделили особое внимание.
Что Вы получаете купив систему:
1. Отдел кадров. В этом модуле отображается вся информация о Ваших сотрудниках.
Здесь Вы найдете личные данные, адреса, контакты (мессенджеры, электронные адреса, телефоны) и информацию о работе человека в компании. Для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Когда Вам или Вашему Отделу Кадров понадобятся эти документы, Вы непременно найдете их в TeamWox.
2. Задания. Этот модуль позволяет оперативно отдавать распоряжения всем или отдельным сотрудникам и контролировать их исполнение.
Появилась проблема? Ставьте задачу, назначайте ответственных и следите за исполнением. Например, у меня лично за 3 года в закрытых около 11 000 задач (в среднем 9 задач в сутки). В заданиях можно вести различные обсуждения, публиковать картинки, аудио- и видеофайлы. Все это позволит быстрее и лучше решить возникшую проблему.
3. Документооборот. Этот раздел предназначен для выстраивания эффективной работы с документами.
Здесь Вы можете хранить в электронном виде абсолютно любые документы: договоры, акты, отсканированные изображения и т.п. Все пришедшие по электронной почте, приложенные к заданию или сообщению в форуме документы можно также сохранять в этом модуле. И наоборот, документ из этого раздела можно сразу же отослать письмом, приложить к заданию или выложить на форуме. Кроме того, документы могут быть ассоциированы с любым клиентом или контактным лицом. И в будущем Вы всегда найдете этот документ и сможете ознакомиться с ним. Документооборот в TeamWox - это возможность избавиться от кипы бумаг, кучи различных версий документов на различных компьютерах и бюрократии в Вашей компании.
4. Почта. Электронная почта стала настолько популярна, что мы уже не представляем без нее корпоративной жизни.
Наверное, это самый предпочтительный способ связи с клиентами и поставщиками. В TeamWox Вы также найдете почтовый модуль, но теперь он связан со всей системой! При групповой работе это – совсем не лишнее свойство. И самое важное – вся переписка с клиентом автоматически попадает в разделы "Клиенты" и "Контакты". Помните, Вы назначили письмо клиента Вашему специалисту? Зайдя в раздел "Клиенты", Вы быстро найдете эту переписку с конкретным клиентом и сможете оценить работу Ваших сотрудников. Почта в TeamWox - это новый этап в развитии Вашего общения с клиентами и коллегами.
5. Клиенты и контакты. База данных всех клиентов и контактных лиц, конечно же, важна.
Всегда удобно иметь под рукой конкретные контактные данные: телефоны, адреса, факсы и прочее. Но также не помешало бы еще иметь все документы, связанные с контрагентом, и другую пояснительную информацию. И с TeamWox у Вас это будет!
6. Форум. Зачастую в компаниях "хромает" внутренняя политика. Подчиненные не всегда знают, что именно и почему делает их руководство, как и в каком направление движется компания.
Форум TeamWox - это наиболее удобное место для внутреннего PR, которое позволит донести новости и политику компании до каждого сотрудника. Знать, о чем думают, чем живут и увлекаются Ваши сотрудники, также немаловажно. На форуме Вы найдете эту информацию и получите так называемую «обратную связь». Именно здесь Вы сможете лучше узнать свой коллектив, вовремя выявить потенциальные проблемы и ликвидировать их.
7 Расчеты. Модуль предназначен для ведения информации по денежным операциям компании.
Распределение денежных операций происходит по книгам, обозначающим тот или иной проект. Внутри книг проводятся контракты, заключенные с различными организациями.
8 Техподдержка. Предназначен для контролируемой работы с инцидентами, ошибками, пожеланиями, крешами проектов.
Не работает сайт, программа или у Вас есть предложение по улучшению той или иной программы - ставьте инцидент на нужного сотрудника. Схема работы в нем несколько напоминает модуль "Задания", однако имеет ряд существенных отличий:
Группы обслуживания - Работа осуществляется по специально созданным группам обслуживания, в которые включаются сотрудники ответственные за тот или иной проект (продукт).
Категоризация - В каждой группе могут быть созданы различные категории заявок по типу, важности и т.д., а также различные продукты, обслуживание которых в ней происходит. Жестко контролируемые инциденты - Задачи выставляются с помощью инцидентов, в которых явно указывается группа, категория, продукт и назначенные сотрудники. При этом все основные параметры инцидента, включая его статус (открыт, закрыт т.д.), не могут быть изменены без указания комментария.
Взаимодействие с внешними ресурсами - Модуль "Техподдержка" обладает специальным компонентом для работы с инцидентами с внешних веб-сайтов, что позволяет вывести обслуживание клиентов на новый уровень. В данное время этот компонент находится на стадии тестирования. 8. Поисковая система. Хранение, быстрый поиск и доступ к информации - одна из важнейших задач современных компаний.
Только представьте, сколько времени теряют сейчас Ваши сотрудники, чтобы отыскать договоры и допсоглашения с Вашим клиентом за последние три года. Эта проблема привела к появлению дорогостоящих корпоративных поисковых систем. В TeamWox встроена подобная система, и она поставляется совершенно бесплатно.
9. Система отчетов. Управление любой компанией невозможно без точных и достоверных данных о текущем состоянии дел.
Вся эта информация поставляется руководству в виде отчетов. Обычно, чтобы получить какой-либо отчет, Вы даете поручение, и ваш сотрудник тратит некоторое время на его подготовку. Его коллега из соседнего отдела также теряет время для подготовки другого отчета. И часто бывает, что отчеты разных отделов просто несравнимы и не позволяют легко представить общую картину.
К счастью, это не относится к отчетам в TeamWox. Во-первых, они автоматические, и для их получения Вам не придется отрывать подчиненного от работы. Во-вторых, являясь частью одной системы, они хорошо взаимосвязаны. В-третьих, сконцентрировав всю информацию в одной системе, Вы сможете получить общий отчет по всей компании. В-четвертых, за счет автоматизации отчет в TeamWox всегда актуален. Когда бы Вы ни открыли отчет, он покажет самую свежую и достоверную информацию.
Особенности работы с системой TeamWox
Быстрая установка
Эффективная работа с документами
Внутренняя политика и PR
Снижение затрат и рост производительности
Разработка своих модулей
Возможность протестировать у себя
Честная цена
Как видно, каждый модуль четко продуман. Это говорит о том, что система предназначена для компаний, которые нужна именно групповая работа. Не "отдельно CRM", "отдельно саппорт", "отдельно задачи", "отдельно кадровый учет", "отдельно документооборот" и так далее, а все вместе и связанно.
Система быстро устанавливается, и заметьте не нуждается в участии внедренцев и интеграторов, а потому позволяет сразу же начать работу. Пять минут, семь кликов - и можно приступать! Так же не требуется покупка дополнительных программ для работы TeamWox.
Система - абсолютно самодостаточная, со всем перечнем задач она справляется своими силами. Кроме этого, мы выпустили специальную программу для разработчиков модулей - TeamWox SDK (Software Development Kit, пакет для разработки собственных приложений). Теперь любой желающий может разрабатывать свои модули для TeamWox, предварительно скачав SDK, и продавать их через онлайн-магазин TeamWox.
Все вышесказанное можно опробовать прямо сейчас на демонстрационном сервере системы TeamWox.
Покупка системы
Купить систему TeamWox Вы можете двумя способами:
Вы приобретаете программное обеспечение и оплачиваете дополнительную ежегодную подписку (опционально). При этом Вы устанавливаете систему на своем оборудовании, настраиваете и администрируете ее самостоятельно. Также в эту стоимость входит один год бесплатной подписки на все обновления системы и техническую поддержку.
Выбрав второй вид поставки, Вы сможете избавить себя от задач установки, настройки и поддержания системы на своих серверах. Решение этих проблем берет на себя наша компания. TeamWox SaaS распространяется по ежегодной подписке. В эту стоимость входят все обновления системы и услуги технической поддержки в течение всего срока действия лицензии.
Прямо на сайте TeamWox Вы можете оформить заказ на TeamWox или TeamWox SaaS и оплатить его. Оплата производится посредством банковского перевода, кредитных карт, чеков или электронных платежных систем.
После получения Вашего заказа и подтверждения платежа, мы вышлем Вам лицензионный файл для установки системы TeamWox в Вашей компании. Если Вы заказали TeamWox SaaS, мы запустим для Вас сервер и вышлем данные администраторского аккаунта.
Подробнее узнать о различии версий можно в разделе Условия поставки TeamWox.
Если Вы еще не готовы приобрести систему для своей компании, скачайте пробную версию TeamWox (инструкция по установке системы читайте здесь) или закажите демонстрационную версию TeamWox SaaS, чтобы протестировать ее!
Автор:
Вы не зарегисрированы. Комментарии могут добавлять только зарегистрированные пользователи
Самые читаемые статьи схожей тематики
Добро пожаловать в новый тематический каталог статей с возможностью бесплатно добавить статью и разместить в тексте ссылку на ваш сайт. Читать полностью...
Знакомство с порталом Molotok.ru. Регистрация на аукционе. Что такое верификация и стоит ли от неё отлынивать? Советы новым пользователям интернет аукциона. Читать полностью...
Передо мной лежит цифровой фотоаппарат Samsung. Я покупал его три года назад за четыре тысячи с копейками, сейчас в магазинах примерно такой же стоит чуть больше двух тысяч... Читать полностью...
Продажа готового бизнеса - сложный и трудоемкий процесс. Необходимо выполнить большой объем работ, связанный с проведением предпродажной подготовки Вашего бизнеса, написанием инвестиционного меморандума, поиском покупателя и проведением переговоров. Читать полностью...
Насколько важно визуальное позиционирование в секторе B2B или выбор наилучшего места для размещения компаний сегмента business-to-business (товары оптом, бизнес услуги, и другие направления сектора бизнес для бизнеса). Читать полностью...
Если к созданию фирменного аудиостиля подойти комплексно, учитывая все эти тонкости, созданный звуковой логотип станет символом качества и доверия у зрителей. Читать полностью...
"Мне бы фантастом работать” – тихо закралась крамольная мысль, когда я перечитал данное эссе. Не смотря на хорошее воображение и любовь к фантастике, меня, к сожалению, не одарила своим вниманием звездная муза в силиконовой броне – создавать воображаемые миры у меня не получается. Читать полностью...
